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Nachhaltiges Businesswachstum durch das Auslagern von Aufgaben

von | 18. Jul 2022 | Organisation & Struktur, Projektmanagement

Wer mit seinem Business wachsen möchte sollte in sich investieren.
Das hört man in der Online Business Welt ständig.
Aber was bedeutet genau „in mich investieren“?


Eine Möglichkeit in mich und mein Business zu Investieren sind Weiterbildungen, Coachings und Kurse, um mein Wissen zu erweitern und meinen Expertenstatus auszubauen.
Ein Invest in Hardware, Software und weiteres Equipment kann ebenfalls sinnvoll sein oder ich investiere in mich als Person, in meine Gesundheit und mein Wohlbefinden.

Alle Bereiche haben ihre Berechtigung und an einem gewissen Punkt auch ihre Notwendigkeit.

Um ein Business nachhaltig wachsen zu lassen, ist es ebenfalls wichtig, nicht im Dauerlauf unterwegs zu sein und alles alleine stemmen zu wollen.
Deshalb konzentriere ich mich in diesem Blogbeitrag auf das Abgeben und Auslagern von Tätigkeiten.
Nimm dir mit, was du brauchst.

Das Auslagern von Aufgaben ist ein Reifeprozess

Wenn du als Einzelunternehmer*in ohne Team und ohne Angestellte gründest, erledigst du die meisten, oft sogar alle Aufgaben in deinem Unternehmen, erst einmal selbst. Zu Beginn gibt es oft noch nicht die Notwendigkeit und vermutlich auch nicht das notwendige Kleingeld, Unterstützung einzukaufen.

Nach der Gründungsphase zeigt sich erst, welche Aufgaben regelmäßig anfallen, die inhaltlich nicht unbedingt mit deiner eigentlichen Expertise zu tun haben, aber einfach notwendig sind.

Beispiele sind Backoffice, Buchhaltung, Akquise, Marketingaktivitäten, Social Media Management und weitere.

Im Laufe der Zeit wirst du feststellen, dass es Aufgaben gibt, die dir nicht liegen oder die du einfach nicht gerne machst. Diese Aufgaben wirst du tendenziell auf die lange Bank schieben und nur erledigen, wenn sie dringend notwendig sind.

Sollte ich Business-Aufgaben abgeben? Und wenn ja, an wen?

Mit fortschreitendem Wachstum des Unternehmens kommt der Moment, an dem es sich einfach anbietet, Tätigkeiten auszulagern.

Zum Einen, um dir wieder mehr Freiheit und Flexibilität freizuräumen, zum Anderen, um effizienter zu werden und damit weiter wachsen zu können.

Um Tätigkeiten auszulagern, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Praktikanten
  • Minijobber
  • Angestellte (Teil- oder Vollzeit)
  • Freiberufler / Selbstständige (z. B. Virtuelle Assistenten)

Das gilt es zu beachten, wenn du Aufgaben auslagern möchtest:

Ich empfehle dir vorher einen guten Überblick über alle deine Prozesse und Aufgaben im Unternehmen zu haben, als Entscheidungsgrundlage , was sich sinnvoll auslagern lässt.
Nicht alle Aufgaben sind hierfür geeignet. In manchen Fällen, kann dein Aufwand, eine Person anzulernen so groß sein, dass die Aufgabe besser auf deinem Tisch bleiben sollte.

Abgeschlossene Bereiche oder Pakete lassen sich ganz wunderbar auslagern.
Zum Beispiel die Erstellung deiner Website oder die Technische Einrichtung einer Kursplattform.
Hier wird ein klares Leistungspaket mit dem entsprechenden Dienstleister besprochen und ein Vertrag darüber geschlossen.


Auch diese Blogbeitragsseite ist das Ergebnis einer ausgelagerten Tätigkeit, da meine zeitlichen Ressourcen anders gebunden waren, um mich mit der Technik von WordPress und Divi auseinander zu setzen.
An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön an Lina Kolitsch für die angenehme Zusammenarbeit :).


Die Zusammenarbeit mit einem Freiberufler, ist die unkomplizierteste Möglichkeit, eine Aufgabe abzugeben, da hier ausschließlich Kosten für eine festgelegte Tätigkeit in einem festgelegten Zeitraum anfallen. Es gibt auf dem Markt viele Virtuelle Assistent:innen, die sich auf einen Themenbereich spezialisiert haben. 

Sobald du weißt, welche Aufgaben du auslagern möchtest, kannst du gezielt nach jemandem suchen, der diese Tätigkeit übernehmen könnte. Hierfür bietet es sich an auf Social Media Ausschau zu halten und die entsprechenden Experten zu kontaktieren oder eine Ausschreibung in Facebook oder LinkedIn zu machen.

Je konkreter du das Aufgabenfeld, den Zeitraum und auch deine inhaltliche und preisliche Vorstellung benennen kannst, desto einfacher findest du deinen Dienstleister.

Beachte:

Jeder Mitarbeiter, den du vertraglich in dein Unternehmen einbindest, auch der Praktikant und der Minijobber, bringen für dich neben der Vergütung der Arbeitszeit weitere Kosten und Verantwortung mit sich.

An dieser Stelle möchte ich darauf hinweisen, dass auch für Minijobs eine Meldepflicht und Sozialabgaben anfallen.

Vorteile der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

  • Die Dienstleistung erfolgt in der Regel digital und ist damit nicht ortsgebunden und flexibel gestaltbar.
  • Virtuelle Assistenten arbeiten selbstständig, daher fallen für dich keine weiteren Personalkosten oder andere Ausgaben an und du kannst eine Zusammenarbeit unkompliziert beenden.
  • Abgerechnet wird die erbrachte Leistung nach Zeitaufwand  oder in Form von Stunden- bzw. Dienstleistungspaketen. 
  • VA´s spezialisieren sich auf Themenbereiche und bilden sich dort regelmäßig weiter.
  • Sie haben das Know How über Tools und die aktuelle Situation am Markt, da sie sich täglich damit beschäftigen.
  • Du kannst dir der Motivation eines VA sicher sein! 

Wie finde ich eine Virtuelle Assistenz, die zu mir passt?

Um eine Virtuelle Assistenz zu finden, empfehle ich dir im ersten Schritt Klarheit über die Aufgaben, die du abgeben möchtest. Mache dir im Vorfeld Gedanken darüber, mit wem du gerne zusammen arbeiten möchtest:

Welche Eigenschaften und Werte sollte diese Person vertreten?

Welche Expertise sollte er oder sie mitbringen?

Wieviele Stunden sollte er/sie zur Verfügung stehen?

Welches Invest kannst du dir vorstellen?

Im Besten Fall hast du dann eine Übersicht, um eine Ausschreibung in den Sozialen Medien zu machen oder bei Kolleg*innen nachzufragen, die bereits mit Unterstützung arbeiten.

Wenn du soweit bist, Aufgaben abgeben zu wollen und dir dafür Unterstützung wünschst, dann empfehle ich dir von Herzen meine Kollegin Christiane Lach.
Sie hat einen Podcast rund um das Thema Teamaufbau, wenn du möchtest, hör doch mal rein: 

https://christianelach.de/podcast/

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Melanie Lehmann

Ich helfe dir als nachhaltig denkende Unternehmerin dabei, deine Ideen in Pläne zu verwandeln und umzusetzen. Gemeinsam bringen wir Leichtigkeit in dein Projektmanagement mit Planungsmagie.

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