Eine stetig anwachsende E-Mail-Flut, Dauerreichbarkeit, mobiles Arbeiten – die Grenzen zwischen dem Privatleben und der Arbeit verschwimmen in den letzten Jahren zunehmend. Das stellt viele vor Herausforderungen hinsichtlich ihres Zeit- und Selbstmanagements. Manche Menschen reagieren mit Prokrastination andere mit Präkrastination, beides auf Dauer nicht das Mittel der Wahl. von Mitarbeitenden nehmen stetig zu. Hast du das Gefühl, das du ständig in deinem Arbeitsfluss gestört wirst, fühlst dich überfordert und deine To-Do-Liste scheint endlos?

Dann wird es Zeit, deine Arbeitsorganisation auf Vordermann zu bringen!
In diesem Blogartikel zeige ich dir, wie du mit dem richtigen Selbstmanagement, cleveren Tools und bewährten Techniken deine Produktivität und Zufriedenheit im Job deutlich steigern kannst.

Effiziente Arbeitsorganisation – Was ist das überhaupt?

Einfach ausgedrückt bedeutet eine effiziente Arbeitsorganisation, dass du deine Arbeit so strukturierst und gestaltest, dass du deine Ziele mit minimalem Zeit- und Energieaufwand erreichst.
Im Idealfall arbeitest du dabei stressfrei, konzentriert und motiviert.

Warum ist effiziente Arbeitsorganisation so wichtig?

Ein gutes Selbstmanagement resultiert automatisch auch in einer produktiveren Arbeitsweise und das zahlt auf deine Arbeitsorganisation ein. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Du steigerst deine Produktivität: Wenn du deine Arbeit effizient organisierst, kannst du mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen.

• Du verbesserst die Qualität deiner Arbeit: Durch eine strukturiertere Arbeitsorganisation, sind deine Aufgaben und deren Prioritäten klarer. Das vermeidet Fehler und Missverständnisse hinsichtlich der Verantwortlichkeiten mit Kollegen oder Vorgesetzten.

• Du reduzierst deinen Stress: Wenn du deine Aufgaben im Griff hast, zeigt sich das auch durch Leichtigkeit im Kopf. Du fühlst du dich weniger gestresst und die Sorge etwas vergessen zu haben wird weniger.

• Du steigerst deine Motivation: Mit einer klaren Struktur startet es sich motivierter in den Tag. Wenn du deine Ziele erreichst, bist du motivierter und engagierter bei der Arbeit.

• Du verbesserst deine Work-Life-Balance: Mit einer klare Aufgaben- und Terminstruktur lassen sich bessere Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ziehen. Du weißt, was dich am nächsten Tag erwartet und kannst mit einem aufgeräumten Kopf in den Feierabend genießen. Endlich wieder einen freien Kopf für die wichtigen Dinge: Familie, Freunde und Hobbys.

Wie kann ich meine Arbeitsorganisation verbessern und dadurch produktiver werden?

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, deine Arbeitsorganisation zu verbessern. Hier einige konkrete Tipps, die du sofort umsetzen kannst:

1. Setze dir klare Ziele und Prioritäten:

• Was möchtest du mit deiner Arbeit erreichen? Welche Aufgaben sind wichtig und welche eher unwichtig?
• Definiere Ziele mit der passenden Methode (Bsp. SMART: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert).
• Priorisiere deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (Hier ist die Eisenhower-Matrix zu empfehlen)

2. Plane deine Zeit:

• Erstelle einen (digitalen) Tages- oder Wochenplan für mehr Struktur mit allen beruflichen und privaten Aufgaben und Terminen.
• Nutze für dich passende Zeitmanagement-Techniken zum Festlegen von Prioritäten und Arbeitsintervallen
  (Bsp. ALPEN-Methode, Pareto-Prinzip, Pomodoro-Technik).
• Verplane nicht mehr als 60% deiner Arbeitszeit und lasse ausreichend Puffer für Unvorhergesehenes.

3. Prokrastination überwinden:

• Schiebe Aufgaben im Optimalfall nicht auf die lange Bank: Wenn es schnell geht, erledige sie sofort, ansonsten plane sie dir als Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum ein.
• Identifiziere deine Prokrastinationsmuster: Woran liegt es, dass du Dinge nicht angehst? Welche Dinge sind das? Lassen diese sich delegieren oder brauchst du eine Strategie, um diese Aufgaben erledigen zu können?
• Setze dir kleine, erreichbare Ziele und belohne dich für deine Fortschritte.

4. Nutze Intervalle für konzentriertes Arbeiten:

• Vermeide Multitasking, das macht dich nicht produktiver sondern sorgt dafür, dass du Dinge mehrmals anfängst.
• Schaffe dir eine ruhige Arbeitsumgebung wenn du dich konzentrieren musst und kommunziere das an Kollegen.
• Nutze bei Bedarf Tools und Techniken, die deine Konzentration zu verbessern, z. B. die Pomodoro-Technik oder Apps wie Freedom.

5. Nutze Tools und Techniken für die Arbeitsorganisation:

• Es gibt viele verschiedene Tools und Techniken, die dir helfen können, deine Arbeit effizienter zu gestalten.
• Nutze eine digitale To-Do-Liste (etwa in OneNote) und einen digitalen Kalender, um all Aufgaben und Termine zu planen. In der Zusammenarbeit größerer Projekte ist ein ProjektmanagementTool für das gesamte Team zu empfehlen.
• Gerne berate ich zu den verschiedenen Tools und unterstütze beim Einrichten und Bedienen.
  
  
• 6. Schaffe dir mit deinem Team eine ordentliche Arbeitsumgebung:
• Ein aufgeräumter Arbeitsplatz schafft Ordnung im Kopf und macht es leichter konzentriert zu arbeiten.
• Feste Ablageregeln für Papier und die digitale Ablage sind ein Muss um lange Suchzeiten zu reduzieren.
• Definiert im Team, wie Daten und E-Mails zu benennen und abzulegen sind

7. Achte auf deine Gesundheit:

• Gesunde Ernährung, ausreichend Schlaf und Bewegung tragen zu einer besseren Konzentration und Leistungsfähigkeit bei.
• Das Einplanen regelmäßiger Pausen in den Arbeitsalltag ist daher empfohlen.
• Wenn die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu sehr verschwimmen sind ggf. neue Prioritäten zu setzen.

Effizientes Selbstmanagement ist ein fortlaufender Prozess.

Experimentiere mit verschiedenen Techniken und finde heraus, was für dich am besten funktioniert. Ähnlich wie beim Sport oder einer Ernährungsumstellung passt nicht alles zu jedem Typen. Mit etwas Übung und Geduld wirst du dein Zeitmanagement Schritt für Schritt verbessern und auch schnell erste Erfolge sehen, was deine Produktivität und deine Zufriedenheit im Job angeht.

Es gibt viele Schräubchen an denen man drehen kann.
Gerne unterstütze ich dich oder dein ganzes Team dabei, Effizienzkiller in der täglichen Arbeit ausfindig zu machen und berate zu Tools hinsichtlich Arbeitsorganisation und Selbstmanagement.

In einem kostenlosen Kennenlerngespräch besprechen wir deine oder euren individuellen Herausforderungen und Ziele und erarbeiten gemeinsam einen passenden Plan.

Ich freue mich darauf, dich kennenzulernen und dir dabei zu helfen,
mehr Leichtigkeit in deinen Tag zu bringen!